Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Ritare
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en noggrann och organiserad sekreterare som kan stödja vår verksamhet genom att hantera administrativa uppgifter, koordinera möten och säkerställa att kontorsrutiner fungerar smidigt. Som sekreterare kommer du att vara en nyckelperson i vår organisation och arbeta nära ledningen samt andra avdelningar för att säkerställa effektiv kommunikation och dokumentation.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att inkludera att skriva och redigera dokument, hantera e-post och telefonsamtal, boka möten och resor, samt arkivera och organisera filer. Du kommer också att ansvara för att ta mötesprotokoll, förbereda presentationer och bistå med administrativa uppgifter vid behov. Rollen kräver hög integritet, då du ofta kommer att hantera konfidentiell information.
Vi söker dig som har god kommunikationsförmåga, är självgående och har ett öga för detaljer. Du bör vara bekväm med att arbeta i en snabbföränderlig miljö och kunna prioritera arbetsuppgifter effektivt. Erfarenhet av liknande roller är meriterande, liksom kunskaper i olika kontorsprogram och administrativa system.
Som sekreterare är du ofta den första kontaktpunkten för både interna och externa parter, vilket innebär att du bör ha ett professionellt och vänligt bemötande. Du kommer att spela en viktig roll i att upprätthålla en välfungerande arbetsmiljö och bidra till företagets övergripande effektivitet.
Vi erbjuder en stimulerande arbetsmiljö med möjlighet till utveckling och karriärvägar inom organisationen. Om du är en strukturerad person med stark känsla för service och administration, ser vi fram emot din ansökan.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Hantera inkommande och utgående korrespondens
- Boka och koordinera möten och resor
- Skriva och redigera dokument och rapporter
- Föra protokoll vid möten
- Organisera och underhålla arkivsystem
- Stötta ledning och andra avdelningar administrativt
- Svara på telefonsamtal och e-post
- Förbereda presentationer och mötesmaterial
- Beställa kontorsmaterial och hantera leverantörer
- Säkerställa att kontorsrutiner följs
- Hantera konfidentiell information med diskretion
Krav
Text copied to clipboard!- Gymnasieexamen eller motsvarande
- Minst 2 års erfarenhet av administrativt arbete
- God datorvana och kunskap i MS Office
- Utmärkt skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga
- Förmåga att arbeta självständigt och ta initiativ
- Stark organisationsförmåga och noggrannhet
- Erfarenhet av att hantera konfidentiell information
- Flexibilitet och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt
- Professionellt bemötande och god samarbetsförmåga
- Kunskaper i engelska i tal och skrift
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av administrativt arbete?
- Hur hanterar du stressiga situationer och flera uppgifter samtidigt?
- Beskriv ett tillfälle då du organiserade ett viktigt möte eller evenemang.
- Hur säkerställer du att konfidentiell information hanteras korrekt?
- Vilka kontorsprogram är du mest bekväm med att använda?
- Hur prioriterar du dina arbetsuppgifter under en hektisk dag?
- Har du erfarenhet av att skriva protokoll?
- Hur skulle du beskriva din kommunikationsstil?
- Vad motiverar dig i en administrativ roll?
- Hur hanterar du feedback från kollegor eller chefer?
